LÀM THẾ NÀO ĐỂ THOÁT KHỎI BỆNH TRÌ TRỆ

Steve Pavlina, CEO, Dexterity Software

Trì trệ là thói quen luôn trì hoãn công việc, nhiệm vụ của mình đến phút chót (nước đến chân mới nhảy để rồi 99% là quay cuồng chìm nghỉm). Nó có thể cản trở bạn trong rất nhiều thứ, như bỏ lỡ nhiều cơ hội trong công việc, nó khiến cho bạn luôn cảm thấy căng thẳng, thất bại rồi oán giận hay tội lỗi, rùi lại còn đổ lỗi cho người khác cũng như mình, lại thêm căng thẳng, tâm trạng...
Bài viết này sẽ tìm hiểu về nguồn gốc gây bệnh trì trệ và đưa ra một số lời khuyên thiết thực để vượt qua nó.
Nguyên nhân thứ nhất
Đầu tiên, nguyên nhân chính của thói quen trì trệ là việc lúc nào bạn cũng nghĩ rằng mình phải bắt buộc làm một việc gì đó. Khi bạn nhắc nhở mình điều này cũng có nghĩa là ngầm định rằng bạn bị ép buộc phải làm việc đó. Kết quả là tự nhiên trong bạn sẽ nảy sinh cảm giác oán trách và muốn nổi loạn. Khi đó thói quen trì trệ sẽ xuất hiện như là một cơ chế để bảo vệ bạn khỏi những cảm giác tiêu cực (nỗi đau) đó. Nếu việc đó có thời hạn (deadline) mà bạn không bắt đầu làm việc luôn thì càng gần đến ngày đó, cảm giác tiêu cực, đau đớn trong bạn sẽ càng lớn đến mức không thể chịu nổi.
Giải pháp cho nguyên nhân thứ nhất này là bạn nên biết và chấp nhận quan điểm là mình không phải làm bất cứ việc gì mà bản thân mình không muốn. Mặc dù có thể có những hậu quả nghiêm trọng (nếu bạn không làm việc đó) nhưng bạn luôn có quyền được lựa chọn. Không ai ép buộc phải làm công việc theo cái cách mà bạn đang làm cả. Bạn được như bây giờ cũng chính là kết quả cũng tất cả những lựa chọn, quyết định của riêng bạn, phải không? Nếu không thích công việc, cuộc sống bây giờ thì bạn luôn được quyền đưa ra quyết định khác, và nó sẽ dẫn tới những kết quả khác. Lưu ý là có một số lĩnh vực, khía cạnh khác của cuộc sống mà bạn không trì trệ chút nào, điều này xảy ra đối với cả những người bệnh nặng nhất. Ví dụ như bạn có thể chưa bao giờ bỏ qua buổi phát sóng nào của một chương trình TV yêu thích ("Sex and the city” chẳng hạn, hihi), hoặc là bạn vẫn đều đặn hàng ngày đọc tin và tham gia thảo luận ở một diễn đàn nào đó trên mạng. Trong tất cả những trường hợp trên, bạn luôn là người có quyền tự do lựa chọn. Do vậy, nếu bạn chọn trì hoãn làm một việc nào đó mà bạn phải làm thì hãy nhớ rằng đó là ... vì bạn muốn thế, là mong muốn của chính bản thân bạn. Bạn sẽ thấy bớt cảm giác trì trệ nếu bạn thực sự chủ động, cởi mở và tự do lựa chọn công việc cho mình.
Nguyên nhân thứ hai
Nguyên nhân thứ hai là bạn luôn nghĩ rằng mình phải hoàn thành một nhiệm vụ rất to lớn, và như vậy thì gần như chắc chắn là bạn sẽ lại trì hoãn nó. Khi bạn phải tập trung nghĩ về ý tưởng hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn không hiểu rõ tất cả công đoạn của nó thì sẽ làm nảy sinh cảm giác ngập lụt (overwhelm dịch là gì cho đúng nhỉ?). Từ đó bạn luôn gắn cảm giác tiêu cực này với công việc và trì hoãn nó càng lâu càng tốt. Ví dụ như nếu bạn tự nói với mình “Tôi phải phát hành một trò chơi mới cho năm nay” hoặc là “Tôi phải sửa cái lỗi này” thì chắc là bạn sẽ lại overwhelm rồi lại trì hoãn nó.
Giải pháp cho vấn đề này là bạn hãy nghĩ về việc bắt đầu làm một phần nhỏ của công việc thay cho việc lúc nào cũng nghĩ rằng bạn phải hoàn thành toàn bộ việc đó. Hãy thay câu hỏi “Làm thế nào để tôi hoàn thành nó đây?” bằng “Công đoạn nhỏ đầu tiên mà tôi có thể bắt đầu ngay bây giờ là gì?” (Đoạn ví dụ này có ý trùng lặp, ko cụ thể lắm, tôi cắt phéng đi) Bạn có thể bắt đầu chỉ bằng việc nặn ra vài ý tưởng, lập một danh sách những mục đích nho nhỏ mà bạn muốn đạt được. Đừng bận tâm về việc phải hoàn thành bất cứ cái gì. Chỉ tập trung vào những gì bạn có thể bắt đầu làm, ngay từ bây giờ. Nếu bạn cứ lặp đi lặp lại như vậy, cuối cùng sẽ đến lúc bạn bắt đầu làm phần việc cuối cùng và kết thúc nó cũng là hoàn thành xong cả nhiệm vụ lớn lao kia.
Nguyên nhân thứ ba là do bạn quá cầu toàn. Ý nghĩ rằng bạn sẽ phải phát hành một phần mềm hoặc làm một website hoàn hảo sẽ khiến cho bạn thậm chí là không thể bắt đầu làm việc được. Tin rằng mình sẽ phải làm một cái gì đó hoàn hảo, lí tưởng sẽ khiến có bạn trở nên căng thẳng, và gắn cảm giác đó với nhiệm vụ mà bạn đang muốn lẩn tránh đó. Như thế thì bạn sẽ trì hoãn công việc cho đến khi nào có thể, để trong thời gian đó bạn có thể tìm ra giải pháp nào đó. Lúc này bạn không có thời gian để hoàn thành việc một cách hoàn hảo nữa, thì bạn tự giải thoát bằng cách tự nói với mình rằng giá mà bạn có đủ thời gian ... Nếu bạn không có một cái thời hạn cụ thể nào thì chắc là bạn sẽ trì hoãn nó vô thời hạn. Nếu bạn vẫn chưa bắt đầu viết chương trình mà bạn cho rằng mình cần phải viết, có phải đó là do bạn quá cầu toàn?
Bạn hãy nghĩ rằng mình chỉ là một con người mà thôi. Liệu bạn có tìm ra được phần mềm nào hoàn hảo về mọi mặt? Tôi chắc là không! Hãy nhận ra rằng một việc chưa hoàn hảo bạn làm được trong ngày hôm nay thì luôn tốt hơn là một thứ hoàn hảo đang bị trì hoãn vô thời hạn. Nguyên nhân cầu toàn cũng có nhiều liên quan nguyên nhân thứ hai đã nói ở trên. Hãy thay hình ảnh về một nhiệm vụ to lớn, hoàn hảo trong đầu bạn bằng chỉ một công đoạn nhỏ đầu tiên và không hoàn hảo. Bản thảo đầu tiên có thể rất là sơ lược, nhưng bạn luôn có thể hiệu chỉnh nó về sau.
Nguyên nhân thứ tư là ý nghĩ rằng làm việc sẽ lấy đi của bạn nhiều thứ, chẳng hạn như những thú vui trong cuộc sống. Bạn sẽ nghĩ là, để hoàn thành dự án này, liệu bạn có phải dẹp bỏ tất cả những quan tâm, thú vui khác của mình sang một bên? Bạn có nói với mình rằng bạn sẽ phải sống tách biệt, phải làm việc nhiều giờ trong hàng ngày, bạn không bao giờ được gặp gia đình và không có chút thời gian nào để giải trí cả? Đó hiển nhiên không phải là một động cơ tốt để làm việc, tuy nhiên nhiều người lại mắc phải nó, đặc biệt là những lập trình viên. Và khi đó, căn bệnh trì trệ rất dễ nảy sinh.
Cách giải quyết tốt nhất chỉ đơn giản là làm ngược lại. Trước hết, hãy giữ những thú vui cuộc sống và xây dựng công việc của bạn xung quanh chúng. Điều này có vẻ sẽ khiến công việc của bạn không được năng suất lắm, nhưng liệu pháp tâm lí ngược này thực ra rất có hiệu quả. Hãy phân bổ thời gian trong một tuần của bạn cho gia đình, cho các thú vui giải trí, cho tập thể dục, những hoạt động xã hội và sở thích cá nhân trước. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có đủ thời gian cho những gì mình yêu thích nhất. Sau đó thì bạn mới sắp xếp thời gian còn lại cho công việc. Những con người thành đạt trong bất cứ lĩnh vực nào đều là những người có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn và làm việc ít hơn so với những người khác.
Nếu coi thời gian làm việc là nguồn tài nguyên quí hiếm thay vì coi là một con quái vật lần chiếm hết mọi khía cạnh khác của cuộc sống, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy cân bằng hơn và sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Người ta đã chỉ ra rằng, thời gian làm việc tối ưu cho một tuần đối với hầu hết các lập trình viên là 40-45 giờ. Làm việc nhiều hơn thực ra lại phản tác dụng về cả năng suất lẫn động cơ làm việc. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ cho mình làm vài giờ trong một tuần? Nếu tôi nói với bạn rằng “Bạn chỉ được phép làm 10 giờ trong tuần này?” Khi đó cảm giác bị tước bỏ sẽ xoay chiều, thay vì nghĩ rằng công việc tước bỏ đi thời gian giải trí, bạn có thể đang nghĩ rằng mình bị tước bỏ đi công việc. Bạn sẽ thay câu nói “Tôi muốn chơi” bằng “Tôi muốn làm việc”, khi đó bạn sẽ trở thành một người hăng hái với công việc hơn bao giờ hết, bệnh trì trệ cũng tự nhiên biến mất.
Nguồn: Blog ĐQ Hiếu
Mười thách thức của người quản lý
Về mặt khái niệm, tạm bỏ qua sự phân định giữa nhà quản trị (manager) và nhà lãnh đạo (leader), sau đây xin gọi chung là người quản lý. Để làm tốt công việc, người quản lý trước hết phải nhìn được những thách thức và tìm phương thức giải quyết. Theo tôi, mười thách thức lớn nhất đối với năng lực của người quản lý có thể tóm lược như sau:
Học, không học và tự học
Học ở đây được hiểu là phải có bằng cấp. Không ai tự hào mình không được học và cũng rất khó để nói rằng tôi giỏi lĩnh vực này nhưng không có bằng cấp. Muốn làm quản lý phải được đào tạo (tức là phải đến lớp). Điều đó không sai nhưng sẽ không đúng ở chỗ nếu người ta kỳ vọng quá nhiều vào những việc đào tạo như vậy. Điều cốt yếu nhất phải là sự tự học. Tự học không theo nghĩa là tự đọc hay tự nghiên cứu, mà kể cả khi đến trường lớp, nếu bản thân không chủ động tìm hiểu, tư duy thì chuyện được đào tạo cũng khó mà đạt được hiệu quả. Người quản lý không tự học tất sẽ thất bại trong một xã hội, trong một nền công nghiệp và môi trường kinh doanh như hiện nay.
Công nghệ đem đến nhiều thay đổi tốt đẹp hơn trong cuộc sống và công việc nhưng nó tạo áp lực ghê gớm về sự tự học lên con người, nhất là những người quản lý. Ngày xưa, giữa người tự học tốt và chưa tốt không có khoảng cách lớn, nhưng ngày nay khoảng cách đó sẽ là vô tận.
Tìm một “binh pháp” riêng
Cách lý tưởng nhất là nên xây dựng một “binh pháp” riêng cho doanh nghiệp mình. Nói nôm na là cần một “cẩm nang quản lý”, bao gồm những nguyên tắc, phương pháp luận quản lý quan trọng và đặc trưng của doanh nghiệp. Tất nhiên, không có nghĩa là ai đọc “binh pháp” xong cũng trở thành “chiến tướng”, nhưng điều quan trọng là cần đúc kết kinh nghiệm của các thế hệ quản lý để định hướng và tạo nên bản sắc quản trị của doanh nghiệp. Đặc biệt, những doanh nghiệp mà sự tồn tại và phát triển đã tính bằng chục năm thì phong cách và bản sắc quản trị của doanh nghiệp đã có hình hài. Chuyện gửi nhân sự đi đào tạo bên ngoài chỉ là một phần, việc “truyền nghề” mới là phần quan trọng để sự kế thừa trong doanh nghiệp đúng hướng và mạnh mẽ hơn.
Năng lực giải quyết những mặt đối lập
Công việc của người quản lý chắc chắn đối đầu với rất nhiều cặp phạm trù đối lập. Nhận diện được chúng và giải quyết hài hòa các mặt thật là khó. Ví dụ, làm sao giải quyết các đối lập giữa cái “vĩ mô” và “vi mô” (chi tiết), “tình cảm” và “công việc”, “hiệu quả” và “mạo hiểm”, “chặt chẽ” và “linh động”, “trách nhiệm” và “quyền lực”, “danh” và “lợi”, “thương hiệu” và “thực chất”, “hợp tác” và “cạnh tranh”, “thật” và “giả”… Không thể tách rời các cặp này ra khỏi công việc thường ngày, do đó chỉ có thể dùng phương cách “ưu tiên” tại một thời điểm cho một mặt, tập trung giải quyết nó thì ổn hơn. Tất nhiên, theo kiểu lý luận “con gà và cái trứng” thì việc xác định “cái nào là ưu tiên” tại một thời điểm cũng là vấn đề cần phải giải quyết.
Thể hiện sự bao dung và nghiêm khắc
Xét trong thực tế, đúng là người quản lý cần phải nghiêm khắc, phải độc đoán mới làm nên…chuyện lớn. Nhưng trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam, đa số đi lên từ con số không, nhất là doanh nghiệp trong lĩnh vực CNTT, nếu nghiêm khắc và độc tài như Tần Thủy Hoàng chắc cũng khó có thể thành công. Tôi có hai kinh nghiệm nhỏ về chuyện này. Thứ nhất, đa số doanh nghiệp đều hình thành và phát triển từ những điều kiện khiêm tốn nên tình cảm thường bộc lộ nhiều ở giai đoạn đầu, nhưng khi gắn bó với nhau rồi buộc phải nghiêm khắc nhiều hơn mới có thể duy trì được đà phát triển. Thứ hai, người quản lý phải biết tạo cho nhân viên tinh thần chịu trách nhiệm về công việc được giao nhưng cũng làm sao để họ nhận thức được rằng khi khó khăn và đã làm hết sức mình thì họ vẫn có một “chỗ dựa”. Nếu mất cân đối một phía, bỏ mặc nhân viên hay làm cho họ ỷ lại, tất cả đều hỏng.
Nắm bắt công nghệ
Khi làm quản lý, người ta thường bắt đầu có lý do (và thấy là hợp lý) để cho rằng nếu mình không biết nhiều về kỹ thuật, công nghệ thì cũng là chuyện…bình thường vì đó là việc của chuyên gia. Nhưng trên thực tế chưa hẳn là hợp lý. Trong lĩnh vực kinh doanh CNTT và công nghệ cao nói chung, người quản lý nhất thiết phải hiểu biết về công nghệ. Hiểu và nắm bắt công nghệ không phải để làm công tác chuyên môn như tư vấn hay triển khai mà để… định hướng. Ít nhất họ phải có kiến thức và hiểu biết rộng về công nghệ, đặc biệt là xu hướng công nghệ.
Trong tình hình các doanh nghiệp CNTT của Việt Nam chưa có sản phẩm công nghệ riêng thì việc quyết định chọn lựa đối tác, hướng đến dịch vụ, xây dựng các phần mềm, tìm kiếm thị trường phù hợp… không thể không cần những hiểu biết như đã nói. Trong thời đại công nghệ thay đổi nhanh chóng, ai nắm bắt công nghệ tốt hơn sẽ dễ dàng chiến thắng. Hơn nữa, nắm bắt công nghệ không chỉ nhằm định hướng cho doanh nghiệp mà còn tạo cho khách hàng những lợi ích thật sự, đó cũng là vũ khí để cạnh tranh.
Nghệ thuật quan hệ
Việc xử lý và giải quyết các mối quan hệ sẽ là công việc thường ngày và đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của người quản lý. Nghệ thuật quan hệ không phải để “được lòng mọi người” mà là tạo niềm tin ổn định ở người khác. Trong thực tế, có những mối quan hệ rất quan trọng mà người quản lý phải đối mặt và xử lý: quan hệ với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác, doanh nghiệp bạn, quan hệ quốc tế..., chưa kể những mối quan hệ “đời thường” khác. Một thành công hay thất bại đôi khi chỉ từ một yếu tố tốt hay không tốt trong quan hệ.
Nói như thế không có nghĩa là chỉ quan hệ tốt mà không cần đến năng lực nhưng trong văn hóa Việt Nam chắc là còn lâu lắm việc ứng xử trong kinh doanh và quản lý chỉ thuần túy dựa trên công việc. Nói là nghệ thuật vì nó khó thật, nhiều lúc không biết làm thế nào cho phải. Ví dụ như ứng xử thế nào để vừa khẳng định được mình (vì mình là người quản lý) vừa không làm người khác phật lòng; hay trong quan hệ với khách hàng làm sao để thành công đến từ việc khách hàng “thích” mình (có yếu tố cá nhân) nhưng tin rằng phía sau mình là cả một tổ chức tốt (có yếu tố tập thể).
Ra quyết định
“Bệnh” đáng sợ nhất trong một doanh nghiệp là “bệnh” sợ trách nhiệm. Người ta không dám quyết định những việc ngoài nguyên tắc và chưa có tiền lệ. Đối với người quản lý, dám ra quyết định (đúng) là cả một vấn đề lớn. Vì thế, hai điều khó nhất khi ra quyết định là: thứ nhất, làm sao để cấp dưới biết cách tự quyết định nhằm tránh dồn việc cho mình, tránh làm nảy sinh bệnh sợ trách nhiệm và mang tiếng “độc đoán” nhưng vẫn kiểm soát được công việc; thứ hai, làm sao để mình phải biết tự đưa ra quyết định (và chịu trách nhiệm) khi cấp dưới… bế tắc. Một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là “dân chủ nhưng tập trung” cũng là cách nói ngắn gọn về năng lực ra quyết định của người quản lý.
Lưng tựa vào núi
Cách đào tạo thuyền trưởng thật đáng suy ngẫm. Không biết họ được truyền đạt những gì mà nếu tàu có sự cố, thuyền trưởng không bao giờ rời tàu hoặc là người rời tàu sau cùng. Nếu xem doanh nghiệp là một con tàu, thuyền trưởng là người quản lý thì khi con tàu sắp đắm người ta… thay thuyền trưởng hoặc thuyền trưởng sẽ… tự nhảy khỏi tàu trước khi bị đắm. Như vậy làm quản lý doanh nghiệp “sướng” hơn làm thuyền trưởng chăng ? Chúng tôi thường trao đổi với các nhà quản lý trong công ty rằng: các bạn là “tướng” và không bao giờ được phép lùi bước trước mọi khó khăn.
Thà cố hết sức nhảy qua vực nếu lỡ rớt xuống vực cũng được “an ủi” hơn là… quay đầu tháo chạy. Nói một cách hình tượng, người quản lý phải luôn nghĩ rằng mình đang đi trên con đường mà sau lưng (chứ không phải trước mặt như mọi người thường ví von) là vách núi, nghĩa là không có đường lui. Vì trọng trách của người quản lý là không chỉ làm việc cho mình mà việc mình làm còn ảnh hưởng đến nhiều người khác. Đó cũng là vinh dự và hạnh phúc.
Hùng biện và phong cách
Chắc không (hoặc ít) có người lãnh đạo nào mà không hùng biện. Không thể lãnh đạo thành công nếu không truyền đạt được suy nghĩ và mong muốn của mình cho cấp dưới. Không thể lãnh đạo thành công nếu không thu phục được nhân tâm. Không thể tạo được niềm tin nếu không biết cách nói về mình. Năng lực hùng biện là sức mạnh của lời nói. Người quản lý lại càng phải là người diễn đạt rõ ràng và dứt khoát về yêu cầu, ý muốn, nhận xét của mình với nhân viên; mạch lạc và khôn khéo với đối tác ; thuyết phục và thu hút khách hàng.
Ông Reuben Mark, Chủ tịch và Tổng giám đốc điều hành tập đoàn Colgate-Palmolive, đã từng nói: “Công việc của một người lãnh đạo là làm rõ và làm cho đơn giản để mọi người có thể hiểu được điều gì thật sự quan trọng. Diễn đạt ý tưởng của bạn bằng những từ ngữ mà mọi người có thể hiểu rõ. Không ai có thể đi theo một bản đồ chỉ đường mà họ không thể hiểu”. Tất nhiên, hùng biện, ngoài từ ngữ còn phải đi kèm với phong cách phù hợp, cách thức diễn đạt tương xứng với nội dung. Phong cách theo nghĩa rộng hơn không chỉ là cách thức diễn đạt mà còn thể hiện nói chung trong tư thế, trong cách ứng xử hàng ngày. Phong cách cần phải được điều chỉnh và “nâng cấp” phù hợp với công việc, vị trí và đối tượng mà mình làm việc.
Tầm nhìn
Tầm nhìn hiểu theo cách đơn giản nhất là chỉ ra cơ hội tiếp theo của doanh nghiệp là gì. Nhưng đây là thách thức quan trọng và khó khăn nhất. Tầm nhìn của người quản lý không chỉ là chỉ ra cơ hội đó là gì mà điều cực kỳ quan trọng và quyết định sống còn là cách nắm bắt và thực hiện cơ hội đó như thế nào. Nếu không, cơ hội cũng sẽ vẫn chỉ là lý thuyết hoặc khẩu hiệu.

  Về trang trước    Bản in    Gửi email    Về đầu trang